Politik for tidsregistrering

Denne politik fastlægger virksomhedens retningslinjer for, hvordan arbejdstid registreres og dokumenteres. Tidsregistreringen er lovkrav i henhold til EU's arbejdstidsdirektiv og den danske arbejdstidslov (implementering af EU-Domstolens afgørelse fra 2019).

Formålet er at sikre dokumentation for medarbejdernes faktiske arbejdstid, så regler om maksimal ugentlig arbejdstid (48 timer i gennemsnit over fire måneder), daglig hviletid (mindst 11 sammenhængende timer) og andre hvileperioder overholdes. Derudover bidrager tidsregistreringen til gennemsigtighed og forebyggelse af tvister om arbejdstid.

Politikken gælder for alle virksomhedens lønmodtagere, uanset stilling og ansættelsesform, medmindre andet følger af lovgivning eller aftale. Virksomheden følger de lovbestemte undtagelser: F.eks. kan højtstående ledere eller specialister med vidtgående beføjelser til selv at tilrettelægge arbejdstiden være undtaget.

Spørgsmålet om eventuel undtagelse vurderes konkret og i overensstemmelse med arbejdstidslovens definition af selvtilrettelæggelse.

Medarbejderen skal registrere sin arbejdstid dagligt i virksomhedens tidsregistreringssystem. Dette omfatter normalt registrering af arbejdstidens begyndelse og afslutning samt varigheden af eventuelle pauser (f.eks. frokostpauser). Registreringen skal afspejle den faktiske arbejdstid på dagen. Arbejdstid omfatter alle timer i ansættelsesforholdet – herunder normal arbejdstid, overarbejde, tjenesterejser og andre arbejdsrelaterede aktiviteter.

Der registreres typisk følgende oplysninger: dato, klokkeslæt for arbejdsdagens start og slut, varighed af måltids- eller arbejdsfri pauser og eventuelt angivelse af arbejdssted eller projektkode, hvis det er relevant for løn-/overenskomstbehandling.

Oplysningerne opbevares i virksomhedens tidsregistreringssystem med adgangskontrol. Tidsregistreringerne gemmes i mindst fem år som påkrævet for dokumentation, hvorefter de slettes sikkert. Registreringerne er tilgængelige for medarbejderen selv samt relevante ledere og HR/økonomi, der har behov for oplysningerne til lønberegning og dokumentation.

Tidsregistrering indebærer behandling af medarbejdernes personoplysninger og skal ske i overensstemmelse med GDPR. Behandlingen sker med hjemmel i virksomhedens lovmæssige forpligtelser (arbejdstidsloven) og for at sikre korrekt lønbehandling.

Virksomheden informerer tydeligt medarbejderne om formålet med tidsregistreringen, og der er fastlagt et lovligt behandlingsgrundlag (typisk arbejdsgiverens retlige forpligtelse). Der indsamles kun nødvendige oplysninger (dataminimering), data opbevares fortroligt, og der er iværksat tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger (fx login-kontrol, kryptering) for at forhindre uautoriseret adgang. Medarbejderne har ret til indsigt i egne tidsregistreringer og kan anmode om berigtigelse af eventuelle fejl.

Det er den enkelte medarbejders ansvar at registrere arbejdstiden korrekt og rettidigt. Manglende eller forsinket tidsregistrering anses som misligholdelse af denne politik. Gentagne eller grove overtrædelser kan medføre ansættelsesretlige sanktioner (såsom advarsler).

Der henvises til ansættelseskontrakten eller personalepolitikken for yderligere oplysninger om konsekvenser af manglende opfyldelse af tidsregistreringspligten. Manglende tidsregistrering kan desuden føre til fejl i lønudbetalingen og vanskeliggøre virksomhedens overholdelse af arbejdsmiljøreglerne. Virksomheden fører løbende tilsyn med, at tidsregistreringen sker korrekt, og lederne sikrer, at medarbejderne er bekendt med og følger denne politik.

Denne politik træder i kraft den 1. juli 2024 (samtidig med ændringen af arbejdstidsloven) og genbehandles løbende eller ved ændringer i lovgivningen.

Politikken kan tilpasses virksomhedens behov og revideres af HR i samråd med ledelsen.