Effektiv Vagtplanlægning med Planday: Hvorfor Vi Anbefaler Det (2025)

I sikkerhedsbranchen er effektiv vagtplanlægning alfa og omega. Det handler ikke kun om at have de rigtige folk på det rigtige sted på det rigtige tidspunkt, men også om at overholde komplekse overenskomster, arbejdstidsregler og sikre korrekt lønudbetaling for et utal af forskellige tillæg. Manuel planlægning i regneark, endeløse SMS-kæder og manuel timeregistrering er opskriften på hovedpine, fejl og ineffektivitet.

Hos Trust Security har vi, ligesom mange andre i branchen, stået med disse udfordringer. Løsningen for os blev at implementere Planday – et digitalt vagtplanlægningssystem, der har transformeret vores daglige drift. I dette indlæg vil vi dele vores erfaringer og forklare, hvorfor vi er så glade for Planday, og hvorfor vi varmt anbefaler det til andre virksomheder med lignende behov.

Hvad er Planday?

Planday er en cloud-baseret softwareplatform designet til at forenkle alle aspekter af vagtplanlægning og medarbejderadministration. Kernen er et intuitivt planlægningsværktøj, men platformen samler også kommunikation, timeregistrering, fraværshåndtering og lønadministration på ét sted – tilgængeligt via både computer og mobil-app.

Hvorfor Trust Security Bruger Planday: Vores Top Grunde

1. Massiv Tidsbesparelse

Det, der før tog timer i regneark – at oprette vagter, tildele personale baseret på kvalifikationer og tilgængelighed, sikre overholdelse af regler – tager nu minutter. Funktioner som vagtskabeloner, kopiering af ugeplaner og automatisk tildeling baseret på medarbejdernes egne ønsker og kompetencer er guld værd.

2. Fuldstændigt Overblik

Planlæggere har et konstant, real-time overblik over bemanding på tværs af lokationer og afdelinger. Man kan nemt se, hvem der er på vagt, hvem der er ledig, hvilke vagter der mangler at blive dækket, og hvordan planlægningen påvirker lønbudgettet. Medarbejdernes tilgængelighed og godkendt fravær er integreret direkte i planen.

3. Strømlinet Kommunikation

Slut med uoverskuelige SMS-tråde og emails. Al kommunikation om vagter foregår i Planday-appen. Medarbejdere modtager notifikationer om nye vagter eller ændringer. Ledige vagter kan nemt udbydes til kvalificerede medarbejdere, som kan byde ind direkte i appen. Man kan sende beskeder til enkelte personer, grupper eller alle medarbejdere.

4. Præcis Timeregistrering og Korrekt Løn

Dette er et kritisk punkt i vagtbranchen. Med Plandays stempelur-funktion kan medarbejdere stemple ind og ud via appen (evt. med GPS-lokation). Timerne registreres præcist og danner grundlag for lønnen. Vigtigst af alt kan Planday sættes op til automatisk at beregne alle de komplekse tillæg (aften, nat, weekend, helligdag, overarbejde, specifikke opgaver/kvalifikationer) baseret på de indtastede regler og overenskomster. Dette har drastisk reduceret antallet af lønfejl og den tid, vi bruger på lønadministration.

5. Nemmere Overholdelse af Regler (Compliance)

Systemet kan konfigureres til at advare planlæggere, hvis en vagt er ved at overtræde arbejdstidsregler (f.eks. 11-timers reglen) eller overenskomstbestemmelser. Det giver en ekstra sikkerhed for, at vi overholder lovgivningen.

6. Gladere Medarbejdere

Medarbejderne sætter stor pris på den gennemsigtighed og fleksibilitet, Planday giver. De kan altid se deres vagtplan i appen, se hvem de skal arbejde sammen med, bytte vagter indbyrdes (med ledergodkendelse), angive hvornår de er tilgængelige/utilgængelige, og ansøge om ferie. Det giver en følelse af kontrol og medindflydelse.

Hvorfor Vi Anbefaler Planday til Andre

Baseret på vores egne positive erfaringer, tøver vi ikke med at anbefale Planday, især til virksomheder i brancher med skiftende arbejdstider. Her er hvorfor:

Skalerbarhed: Platformen fungerer lige godt for små teams som for store organisationer med hundredvis af ansatte.

Brancherelevans: Selvom det er bredt anvendeligt, er Planday særligt stærkt til brancher som sikkerhed, restauration, detailhandel, hoteldrift, events og sundhedssektoren.

Integrationer: Mulighed for integration med mange gængse lønsystemer (f.eks. Danløn, Proløn, Zenegy, Epos Løn) og regnskabsprogrammer, hvilket yderligere automatiserer arbejdsgange.

Mobil Adgang: Den velfungerende mobil-app er essentiel for medarbejdere, der sjældent sidder ved en computer.

Fokus på Udvikling: Planday lytter til brugerfeedback og opdaterer løbende platformen med forbedringer og nye funktioner.

Konklusion: En Investering der Betaler Sig

For Trust Security har skiftet til Planday været en ubetinget succes. Det har frigivet utallige timer fra administrativt bøvl, minimeret risikoen for dyre fejl i løn og planlægning, forbedret vores interne kommunikation og givet vores medarbejdere et værktøj, de er glade for at bruge. Selvom der er en omkostning forbundet med Planday, ser vi det som en solid investering, der hurtigt tjener sig selv hjem i sparet tid, øget effektivitet og reducerede fejl. Vi kan kun give Planday vores varmeste anbefaling.